柏崎市の不動産情報ならひまわりネットワーク
プライバシーポリシー

2023年04月01日制定


2026年10月22日改定


有限会社ひまわりネットワーク（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令およびガイドラインを遵守し、お客様の個人情報を適正に取り扱います。本ポリシーは、当社が取り扱う個人情報の取扱いについて定めるものです。




  1. 1. 個人情報保護の方針


    当社は、個人情報保護法および関係するガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。当社は、代表者を個人情報保護の責任者と定め、従業者への指導と社内ルールの整備・見直しを継続して行います。




  2. 2. 当社が取り扱う個人情報


    当社は、次のような個人情報を、適正かつ公正な手段により取得します。



    • ・氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先、年収・資産等の属性情報（不動産取引の申込・契約・審査に必要な範囲）

    • ・連帯保証人、緊急連絡先、同居人の方の情報（ご本人からご提供いただく場合は、その方への利用目的のご説明をお願いします）

    • ・物件の所有者・入居者の情報（管理業務に必要な範囲）

    • ・取引の安全のためにご提示いただく本人確認書類の情報、および売買（その代理・媒介を含みます）において犯罪による収益の移転防止に関する法律に基づく取引時確認に必要な情報

    • ・お問い合わせ・ご相談の内容、当社との連絡の記録

    • ・当社ウェブサイトの閲覧履歴等（詳細は「Cookieの取扱いについて」をご覧ください）




  3. 3. 個人情報の利用目的


    当社は、取得した個人情報を、次の目的の達成に必要な範囲で利用します。目的の範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意をいただきます。



    1. (1)  不動産の売買・賃貸・仲介・管理等の取引に関するご相談への対応、お申込みの受付、契約の締結・履行、および契約に付随するサービス（入居・退去・修繕対応、家賃・精算等の管理）の提供

    2. (2)  宅地建物取引業法に基づく帳簿・書面の作成・保存、売買（その代理・媒介を含みます）における犯罪による収益の移転防止に関する法律に基づく取引時確認・記録の作成・保存、その他法令に基づく義務の履行

    3. (3)  取引の相手方、保証会社、保険会社、金融機関、司法書士等、取引の成立・履行に必要な第三者への必要な範囲での提供（「5. 個人情報の第三者への提供」をご覧ください）

    4. (4)  当社が取り扱う商品・サービス（不動産、リフォーム、住まいに関する関連サービス等）に関する情報のご案内、ご提案（郵便・電話・メール等）。ご案内は、ご本人のお申し出により停止します

    5. (5)  お問い合わせ・ご意見・アンケートへの対応、および当社サービスの改善・新サービスの検討のための調査分析

    6. (6)  取得したお問い合わせの内容や取引の履歴等を分析し、お客様のご希望に合う物件・サービスをご提案するため

    7. (7)  当社ウェブサイトの利用状況の把握、およびサービス向上のための分析




  4. 4. 利用目的の通知・公表


    当社は、利用目的を本ポリシーにより公表するとともに、申込書・契約書・ウェブサイトのフォーム等により、ご本人から直接書面（電磁的記録を含みます）で個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示します。




  5. 5. 個人情報の第三者への提供


    当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。



    1. (1)  法令に基づく場合

    2. (2)  人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

    3. (3)  公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

    4. (4)  国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき


    不動産取引においては、契約の成立・履行のために、取引の相手方、仲介に関与する他の不動産会社、家賃保証会社等の保証会社、金融機関、保険会社、司法書士、顧問税理士、修繕・工事業者等に、必要な範囲の個人情報を提供することがあります。この提供は、申込書・契約書等でご本人の同意をいただいたうえで行います。


    《指定流通機構（レインズ）への登録》


    売買の専任媒介契約・専属専任媒介契約を締結した物件については、宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構（レインズ）への物件情報の登録および成約情報の報告を行います。登録・報告される情報には、個人の氏名は含まれません。成約情報は、指定流通機構において集計・分析され、他の取引における価格査定の資料等として利用されることがあります。


    《不動産物件情報を広告媒体等に提供する場合》



    1. (1)  広告を行う不動産物件情報は、物件種目、所在地、価格、交通、土地および建物の面積、間取、設備、写真、案内図等であり、個人の氏名は含みません。ただし、これらの情報も他の情報と照合することにより個人を特定できる場合があるため、個人情報として適切に取り扱います。

    2. (2)  物件情報は、インターネット、不動産情報誌、チラシ等の広告媒体を通じて直接、または他の不動産会社を通じて間接的（当社の同意のもと他の不動産会社が広告を行う場合等を含みます）に、契約の相手方や売買・賃貸借を希望される方に提供されます。契約が成立した場合は、速やかに広告を停止します。




  6. 6. 個人情報の取扱いの委託


    当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託することがあります（例：システム・クラウドサービスの提供事業者、AI サービスの提供事業者、郵送・印刷業者、修繕・工事業者、顧問税理士）。委託先は、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、契約により安全管理を義務づけ、必要かつ適切な監督を行います。




  7. 7. AI サービスの利用


    当社は、文書の作成・要約・翻訳、お問い合わせへの回答の下書き、物件情報の整理などの業務の一部に、外部の AI サービス（例：Anthropic 社「Claude」、OpenAI 社「ChatGPT」）を利用することがあります。利用に当たっては、次の取扱いを行います。



    • ・利用は「3. 個人情報の利用目的」の達成に必要な範囲に限ります。

    • ・入力した内容が提供事業者の AI モデルの改善（学習）に利用されない契約・設定（法人向けプランの使用、またはモデル改善への利用を無効にする設定）のもとで利用します。

    • ・学習への利用の有無にかかわらず、入力した情報が提供事業者に一定期間保存される場合があります。当社は、提供事業者の保存期間・削除の条件を確認したうえで利用します。

    • ・マイナンバー、本人確認書類の画像、契約により外部に提供できないと定められた情報は、AI サービスに入力しません。

    • ・提供事業者の規約・ポリシーは更新されるため、定期的に確認し、必要に応じて本ポリシーおよび社内ルールを見直します。




  8. 8. 外国にある第三者への提供


    当社が利用するクラウドサービス・AI サービスの一部は、外国（主に米国）の事業者が提供し、データが外国のサーバーで保存・処理されることがあります。当社は、契約の内容およびアクセス制御等により、提供事業者が当社の個人データを取り扱わないことを確認した場合に限り、個人データの提供には当たらないものとして利用します。提供事業者が個人データを取り扱う場合は、個人情報保護法に基づく基準に適合する体制を当該事業者が整備していることを確認したうえで、相当の措置の実施状況を定期的に確認し、ご本人の求めに応じて必要な情報を提供します。これらによらない場合は、提供先の国の名称、その国の個人情報保護制度、提供先の講じる措置に関する情報をあらかじめご本人に提供したうえで、ご本人の同意をいただきます。




  9. 9. 個人情報の安全管理措置


    当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損等を防止するため、次の措置を講じます。



    • ・基本方針・規程の整備：本ポリシーおよび社内の個人情報取扱ルール・AI 利用ルールの策定と定期的な見直し

    • ・組織的安全管理措置：責任者（代表者）の設置、取扱状況の点検、漏えい等の事案に対する報告・対応体制の整備

    • ・人的安全管理措置：従業者への個人情報の取扱いおよび AI サービスの利用ルールに関する指導、秘密保持の徹底

    • ・物理的安全管理措置：書類・機器の施錠保管、持ち出しの制限、廃棄時の裁断・消去

    • ・技術的安全管理措置：アクセス権限の管理、パスワードの適切な管理と二段階認証の使用、ウイルス対策とソフトウェアの更新、データのバックアップ、通信の暗号化

    • ・外的環境の把握：外国の事業者が提供するクラウド・AI サービスを利用する場合は、当該国の制度および事業者の取扱いを把握したうえで必要な措置を講じます

    • ・AI サービス利用時の措置：法人向けプランの使用またはモデル改善への利用を無効にする設定、入力してよい情報の範囲に関する社内ルール、設定の管理と定期的な点検




  10. 10. 漏えい等が発生した場合の対応


    個人データの漏えい、滅失、毀損またはそのおそれが生じた場合、当社は速やかに事実関係を調査し、法令上報告・通知が必要な事態については、個人情報保護委員会への報告（速報は速やかに、確報は事態を知った日から 30 日以内。不正の目的によるおそれがある場合は 60 日以内）およびご本人への通知を行い、再発防止策を講じます。




  11. 11. 保有個人データの開示・訂正・利用停止等


    当社の保有個人データについて、ご本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示のご請求があった場合は、ご本人であることを確認のうえ、法令に従い遅滞なく対応します。ただし、法令により保存が義務づけられている情報については、その保存期間中は消去等に応じられない場合があります。


    ご請求は「13. お問い合わせ窓口」宛に、郵送・FAX・お電話、または当社ウェブサイトのお問い合わせフォームで受け付けます。ご本人確認のため、運転免許証等の本人確認書類の写しのご提示をお願いすることがあります。開示および利用目的の通知のご請求については、1 回のご請求につき 1,000 円（税込）の手数料をいただきます（銀行振込または窓口でのお支払い）。訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止のご請求は無料です。




  12. 12. 他のサイトへのリンク・Cookie 等


    当社ウェブサイトには第三者のウェブサイトへのリンクがありますが、当社は、これら第三者のウェブサイトにおける個人情報の取扱いについて責任を負いません。当社ウェブサイトでの Cookie 等の利用については「Cookieの取扱いについて」をご覧ください。




  13. 13. お問い合わせ窓口


    当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、各種ご請求は、以下までご連絡ください。



    有限会社ひまわりネットワーク 個人情報お問い合わせ窓口


    所在地：〒945-0827 新潟県柏崎市宮場町9-23


    代表者（個人情報保護責任者）：田辺 嘉大


    電話：0257-22-0851（受付時間：平日 9:00〜17:30、土曜 9:00〜12:00。日・祝日は休業）／FAX：0257-21-4021


    ウェブサイトのお問い合わせフォーム：https://www.himawari-network.co.jp/contact/


    宅地建物取引業免許：新潟県知事（6）第4167号





  14. 14. 本ポリシーの改定


    当社は、法令の改正、サービスの変更、社会情勢の変化等に応じて本ポリシーを改定します。重要な変更は、当社ウェブサイトでお知らせします。改定後のポリシーは、ウェブサイトに掲載した時点から適用します。すでにお取引のあるお客様について、利用目的の変更や新たな第三者提供にご本人の同意が必要となる場合は、本ポリシーの掲載とは別に、ご本人の同意をいただきます。


    《改定履歴》



    • ・2023年04月01日 制定

    • ・2026年10月22日 改定：利用目的の具体化、AI サービスの利用に関する項の新設、委託・指定流通機構への登録・広告媒体への提供の区分、外国にある第三者への提供に関する項の新設、安全管理措置の内容の公表、漏えい等への対応および保有個人データのご請求手続きの追記